Tanda Tangan Digital dan UU ITE: Yang Wajib Diketahui Perusahaan

Bayangkan kontrak bernilai besar sudah ditandatangani, pembayaran berjalan, lalu sengketa muncul dua tahun kemudian. Kuasa hukum lawan tidak memperdebatkan isi kontraknya dulu. Mereka menyerang cara tanda tangan elektroniknya dibuat. Bagi perusahaan, isu UU ITE tanda tangan bukan urusan format dokumen; ini soal apakah bukti digital Anda cukup kuat saat diuji.

TL;DR

• UU ITE mengakui tanda tangan elektronik, tetapi kekuatan hukumnya bergantung pada pemenuhan syarat Pasal 11.
• Scan tanda tangan atau tanda tangan tempel di PDF tidak otomatis punya nilai pembuktian yang sama dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
• PP 71/2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi; perbedaannya berpengaruh pada kekuatan pembuktian.
• Beberapa dokumen tetap dikecualikan dari rezim dokumen elektronik, terutama yang wajib dibuat sebagai akta notariil atau akta pejabat pembuat akta.
• Untuk perusahaan regulated, keputusan kuncinya bukan “pakai e-signature atau tidak”, tetapi bagaimana membuktikan identitas, persetujuan, integritas dokumen, dan audit trail.

Pasal UU ITE dan Dasar Hukum E-Signature

Untuk tim legal, dasar hukum e-signature dimulai dari UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yang kemudian diubah oleh UU No. 19 Tahun 2016 dan perubahan kedua melalui UU No. 1 Tahun 2024. Teks UU ITE dapat ditelusuri melalui database peraturan BPK, sementara perubahan kedua tersedia pada UU No. 1 Tahun 2024.

Pasal yang paling sering dipakai dalam pembahasan tanda tangan elektronik adalah Pasal 5, Pasal 6, Pasal 11, Pasal 13, dan Pasal 17. Pasal 5 mengakui Informasi Elektronik, Dokumen Elektronik, dan hasil cetaknya sebagai alat bukti hukum yang sah. Pasal 6 memberi syarat agar informasi elektronik yang diwajibkan tertulis atau asli tetap dianggap sah: informasi itu harus dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pasal 11 adalah pusatnya. Pasal ini memberi enam syarat tanda tangan elektronik agar punya kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah. Syaratnya mencakup keterkaitan data pembuatan tanda tangan hanya kepada penanda tangan, penguasaan data oleh penanda tangan saat proses penandatanganan, kemampuan mendeteksi perubahan tanda tangan dan informasi setelah ditandatangani, identifikasi penanda tangan, serta bukti persetujuan penanda tangan.

Pasal	Bunyi ringkas	Implikasi praktis untuk perusahaan
UU ITE Pasal 5	Dokumen elektronik dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti hukum yang sah	Kontrak digital bisa menjadi bukti, tetapi proses pembuktiannya tetap harus rapi
UU ITE Pasal 6	Informasi elektronik harus dapat diakses, ditampilkan, dijamin utuh, dan dipertanggungjawabkan	Sistem harus menyimpan dokumen, metadata, dan riwayat perubahan
UU ITE Pasal 11	Tanda tangan elektronik sah jika memenuhi enam syarat teknis-hukum	E-signature harus membuktikan identitas, kontrol, integritas, dan persetujuan
UU ITE Pasal 13	Penyelenggara Sertifikasi Elektronik menyediakan sertifikat elektronik	PSrE menjadi lapisan kepercayaan untuk sertifikat digital
UU ITE Pasal 17	Transaksi elektronik dapat dilakukan dalam lingkup publik atau privat	Perjanjian B2B dapat memakai transaksi elektronik selama para pihak patuh pada hukum terkait

⚠️ Jangan menyederhanakan Pasal 11 menjadi “yang penting ada tanda tangan di PDF”. Yang diuji bukan hanya tampilan tanda tangan, tetapi rantai pembuktian di baliknya.

Syarat Tanda Tangan Elektronik yang Sah

Syarat sah tanda tangan elektronik tidak berhenti pada tanda tangan yang terlihat di dokumen. Dalam praktik sengketa, pertanyaannya lebih tajam: siapa yang menandatangani, apakah orang itu memegang kendali saat menandatangani, apakah dokumen berubah setelahnya, dan apakah persetujuannya bisa dibuktikan.

PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik memperjelas lapisan ini. Dalam PP 71/2019, Pasal 59 ayat (3) mengulang syarat keabsahan tanda tangan elektronik, sementara Pasal 60 menjelaskan fungsi tanda tangan elektronik sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.

Contohnya begini. Jika finance director menyetujui perjanjian pembiayaan lewat workflow internal, sistem harus bisa menunjukkan akun siapa yang dipakai, metode autentikasinya, waktu persetujuan, versi dokumen yang ditandatangani, dan apakah ada perubahan setelah tanda tangan. Tanpa itu, perusahaan hanya memegang file. Dengan itu, perusahaan memegang bukti proses.

Dari pengalaman implementasi Tilaka yang Docotel tangani di sektor multifinance, gap yang sering muncul bukan pada kemauan memakai e-signature. Gap justru ada pada desain pembuktian: siapa yang menjadi approver, kapan identitas diverifikasi, dan bagaimana tim legal mengambil audit trail saat dokumen masuk proses pemeriksaan.

💡 Tanda tangan elektronik yang baik harus didesain dari ujung sengketa, bukan hanya dari ujung operasional. Tanyakan sejak awal: “Kalau dokumen ini dipersoalkan, bukti apa yang akan kita tunjukkan?”

Sertifikat vs Non-Sertifikat Setelah UU ITE 2016

PP 71/2019 Pasal 60 membagi tanda tangan elektronik menjadi dua: tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Tanda tangan elektronik tersertifikasi harus memenuhi syarat Pasal 59 ayat (3), menggunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia, dan dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi tetap dapat digunakan dalam banyak konteks bisnis. Namun Pasal 60 ayat (2) sampai ayat (4) memberi pembedaan yang penting untuk tim legal: akibat hukum dari penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi atau tidak tersertifikasi berpengaruh terhadap kekuatan nilai pembuktian.

Di sinilah PSrE masuk. PSrE adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang diakui pemerintah. Untuk konteks masa kini gunakan Komdigi; untuk regulasi historis sebelum Oktober 2024, nama kementeriannya masih Kominfo. Daftar PSrE Indonesia dapat dilihat pada Satu Data Komdigi, termasuk PT Tilaka Nusa Teknologi dengan Nomor SK Pengakuan 107 Tahun 2023 dan status Berinduk.

Perbedaannya praktis. Untuk persetujuan internal bernilai rendah, tanda tangan tidak tersertifikasi mungkin cukup jika risiko sengketa rendah. Untuk kontrak kredit, polis, akad pembiayaan, atau dokumen yang berhubungan dengan regulator, pendekatan yang lebih defensible adalah memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui PSrE.

💡 Jika tim legal Anda sedang memetakan dokumen mana yang harus naik ke tanda tangan elektronik tersertifikasi, mulai dari kontrak bernilai tinggi dan dokumen yang paling mungkin masuk audit.

 

Putusan, e-Court, dan Bukti Elektronik di Pengadilan

Untuk memahami praktik pengadilan, jangan hanya melihat pasal. Lihat juga bagaimana Mahkamah Agung memperlakukan dokumen elektronik. Artikel resmi MA tentang eksistensi dokumen elektronik di persidangan perdata menegaskan bahwa dokumen elektronik bertanda tangan elektronik wajib memenuhi kriteria Pasal 11 UU ITE agar memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.

MA juga sudah memakai tanda tangan elektronik dalam ekosistem e-Court. Dalam pemberitaan resmi MA mengenai sosialisasi tanda tangan elektronik, MA merujuk PERMA No. 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik. PERMA No. 1 Tahun 2019 Pasal 26 ayat (4) menyatakan bahwa salinan putusan atau penetapan elektronik dibubuhi tanda tangan elektronik menurut peraturan mengenai ITE. Rujukan ini dapat dibaca pada rilis Mahkamah Agung tentang tanda tangan elektronik.

Bagi perusahaan, pelajarannya sederhana. Pengadilan tidak asing dengan dokumen elektronik, tetapi pengadilan akan melihat apakah dokumen itu bisa dipertanggungjawabkan. Jika perusahaan hanya menyimpan PDF final tanpa log persetujuan, versi dokumen, identitas penanda tangan, dan sertifikat elektronik, pembuktian menjadi lebih berat.

Dari implementasi yang Docotel lihat di tim legal enterprise, titik rawan sering berada di proses pasca-tanda tangan. Dokumen sudah sah secara sistem, tetapi legal ops tidak punya prosedur ekspor bukti: sertifikat, hash, timestamp, consent record, dan riwayat perubahan. Saat sengketa, bukti yang tersebar di beberapa sistem membuat respons menjadi lambat.

Dokumen yang Tidak Selalu Bisa Ditandatangani Elektronik

Salah satu miskonsepsi paling mahal adalah menganggap semua dokumen bisa dipindahkan ke e-signature. UU ITE Pasal 5 ayat (4) memberi pengecualian. Ketentuan dokumen elektronik tidak berlaku untuk surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis, serta surat beserta dokumen yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notariil atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Artinya, tim legal perlu memisahkan dokumen menjadi beberapa kategori. Perjanjian komersial biasa, NDA, purchase order, consent form, dan kontrak vendor bisa dianalisis untuk e-signature. Namun dokumen yang wajib memakai akta notaris atau PPAT harus dicek ke regulasi sektoral dan notaris terkait sebelum dipindahkan ke proses elektronik.

Untuk perusahaan regulated, pendekatan yang sehat adalah membuat matrix kelayakan dokumen. Jangan mulai dari aplikasi. Mulai dari daftar dokumen: kontrak vendor, perjanjian nasabah, surat kuasa, formulir persetujuan, dokumen HR, dokumen kredit, dan dokumen korporasi. Tandai mana yang boleh elektronik, mana yang butuh tanda tangan elektronik tersertifikasi, mana yang tetap perlu proses fisik atau akta pejabat.

📌 Klasifikasi dokumen sebaiknya dimiliki bersama oleh legal, compliance, IT, dan business owner. Jika hanya IT yang memutuskan, risiko hukum mudah terlewat.

Audit Trail sebagai Bukti Operasional

Audit trail adalah jembatan antara kepatuhan hukum dan operasional harian. Tanpa audit trail, perusahaan kesulitan membuktikan bahwa dokumen ditandatangani oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk versi dokumen yang tepat.

Untuk program e-signature enterprise, minimal bukti yang perlu disimpan mencakup identitas penanda tangan, metode autentikasi, timestamp, alamat email atau nomor identitas yang terasosiasi, sertifikat elektronik bila digunakan, hash atau jejak integritas dokumen, IP/device metadata jika tersedia, dan status verifikasi dokumen. Data ini harus bisa diambil oleh tim legal tanpa bergantung pada developer setiap kali ada audit.

Di titik ini, integrasi dengan solusi seperti Tilaka untuk tanda tangan digital tersertifikasi menjadi relevan. Bukan karena perusahaan perlu “fitur tanda tangan” saja, tetapi karena proses legal membutuhkan bukti yang rapi. Untuk konteks regulasi yang lebih luas, tim juga bisa menghubungkan kebijakan ini dengan panduan compliance digital Indonesia dan artikel cluster tentang PSrE di Indonesia.

Prinsipnya: e-signature jangan diperlakukan sebagai proyek pengganti kertas. Perlakukan sebagai sistem pembuktian digital. Dari sana, keputusan teknis menjadi lebih jelas: sertifikat apa yang dipakai, bagaimana consent direkam, berapa lama bukti disimpan, dan siapa yang berwenang mengekspor dokumen saat audit.

Frequently Asked Questions

Yang Harus Diputuskan Sebelum Migrasi

Pertanyaan akhirnya bukan apakah tanda tangan elektronik diakui. UU ITE sudah memberi kerangka itu. Pertanyaan yang lebih menentukan adalah apakah proses perusahaan Anda sudah memenuhi syarat pembuktian saat dokumen dipersoalkan.

Mulailah dengan tiga keputusan. Petakan jenis dokumen. Tentukan kapan harus memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi. Siapkan prosedur audit trail agar legal, compliance, dan IT melihat bukti yang sama.

Untuk organisasi yang ingin menyusun kebijakan e-signature, klasifikasi dokumen, dan integrasi PSrE secara bertahap, Konsultasi Compliance dengan Docotel dapat membantu memetakan kebutuhan legal dan operasional. Untuk respons cepat, tim Anda juga bisa Chat WhatsApp Sales Docotel.

 

Disusun oleh: Tim Solution Architects Docotel.

Terakhir diperbarui: 3 Juni 2026.